会议是学院工作的重要组成部分，也是学院信息沟通、任务安排的重要途径。为规范我院各类会议的管理，提高会议效率，保证会议效果，促进作风建设，树立我院教职工良好的精神风貌，特制定本制度。

一、适用范围：本制度适用于学院或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议可参照本制度执行。

二、会议通知起草与发送

会议组织部门应在会议前发出会议通知，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现。

会议通知包括以下几项内容

会议目的：明确说明会议的主题以及预期达到的效果。

会议时间：说明会议的开始时间、会期时间和结束时间。

为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在3小时以内。

会议地点：会议地点应该明确标出，如果会议地点在学院外部，会议通知中应附上会议地点示意图。

参会人员：

每次会议应该列出本次会议每项议程的参会人员、列席人员、主持人和汇报人的名单。组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加。努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员因参加会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会。

会议通知的发送：

跨部门的会议，会议组织部门应该提前1个工作日发出会议通知，以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备。

三、会务组织

1.基层单位如需使用院会议室及其它场所，应提前1天向党政办申请，以便总体安排。

2.会议应本着高效、节约的原则进行。每次的会议费用在1000元以上时，会议组织部门要进行会议预算，并报分管院领导审批。

3.如果会议设在学院外部，会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通和食宿。下午有会议议程的，午餐应安排为工作快餐。

4.会议组织人员根据会议的目的、规模等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊要求一并注明。汇报部门在制作PPT文件时，应使与会人员清楚本次会议的议程，同时制作PPT文件应该使用学院标准模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配。

5.会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密，如果需要保密，应采取必要的保密措施。除会议组织部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议组织部门统一收发，如需要会后带走的必须履行相应的登记手续。

6.会议主持人负责控制整个会议进程。

会议主持人在会议开始前，应该清点参会人员名单，向与会人员通报此次会议的会议目的，会议的具体议程，明确说明此次会议的注意事项和会议纪律。

会议主持人在会议过程中，应该把握会议的方向和时间，促成会议目标的实现。

会议主持人在会议结束后，要通报参会人员到会情况。

四、会后工作

1.如需印发纪要的会议，在结束之后的3个工作日之内，相关部门应该撰写出会议纪要下发到院属各部门或网上发布。会议纪要应该准确、真实地反映会议的内容和结论。

2.会议组织者要对无故缺席、迟到、早退及违反会场纪律等情况进行统计，并以书面形式及时汇报人事部门（系、处内部会议除外）。

3.参会的有关人员应根据要求把会议精神或决议及时向本部门人员传达。

4.会议布置的工作，必须由部门负责人统筹安排，落实责任人并监督执行完成情况。

5.在执行会议的有关决定和工作安排中遇到困难或阻力，必须及时向主管领导汇报，请示解决办法，不得延误工作进程。

五、会议纪律

1.参加会议人员必须在指定的时间、地点出席会议。迟到3分钟内提出批评；迟到3分钟以上的需个人写出书面检查并在一定范围内进行通报；无故缺席按旷工记。

2.参加会议人员如果因特殊原因不能出席会议，应提前向会议召集部门负责人履行请假手续。

3.参加会议人员应将手机调至静音或关闭。

4.参加会议人员要做好会议记录，认真领会会议精神。

5.参加会议人员无特别重大事情急待处理，未经会议召集部门允许不得中途离场。

6.参加会议人员严禁在会场内吸烟。

7.参加全院大会的人员应提前10分钟到场并按指定位置就坐，各部门负责人要清点人数，并将部门人员到会情况提前5分钟报会议召集部门。