为了进一步规范我院邮件、报刊的收发管理，更好地服务广大师生员工，特制定此管理办法。

第一条 学院信箱设置在西区校门口，由党政办公室统一管理。

第二条 信箱管理

1.各单位应指定专人负责信箱的管理，学生信箱由班级生活委员管理。信箱钥匙不可以私配，如发现私配钥匙，收发室有权对多配的钥匙予以没收。如钥匙丢失，应及时到收发室申请办理换锁手续或补配手续。

2.毕业班级在离校前，由各系（部）负责收回信箱钥匙，交还收发室。每年新生入学后，由收发室根据新生班级数量及时分配信箱。

3.各使用单位应自觉爱惜使用信箱，信箱损坏或无法正常开启时，应及时联系收发室予以维修。

4.党政办公室可根据运行情况对信箱进行适当调整。如信箱变动，收发室负责及时通知使用单位。

第三条 邮件、报刊的收发

1.收发室工作人员应认真负责做好收发工作，做到及时、准确、规范、安全，不得错发、漏发、丢损、积压。

2.收发人员对挂号信、汇款单、邮包单等要做好登记工作，按规定办理相关手续。签收记录保留3年。

3.对地址不详等不符合邮件收发规定的邮件，工作人员根据邮局相关规定进行处理。收寄通信方式为地址（太原市154信箱太原工业学院）+部门名称（学生写班级编号）+收寄人姓名。

4.各单位、教职工和在校学生，均可委托收发室代订各种报刊、杂志。凡委托收发室订阅报刊杂志的，由收发室负责办理相关手续，并负责订阅后的收发管理工作。

5.各单位、教职工和在校学生邮寄普通信件可投放在收发室外信箱内，由邮局每日上午11：00取走送寄。邮寄特快专递、挂号信、包裹等请到附近邮局办理。

第四条 邮件、报刊的领取

1.取件人应严格遵守收发室的管理制度。为保证正常的收发秩序，未经工作人员同意不得随意进入邮件分发区域。

2.各单位的报纸、杂志、信件等，由专人取件，认真核对。如发现缺失、错投等情况，应及时联系收发室工作人员。

3.信箱负责人每天至少开启一次信箱，以保证各类邮件能及时转发到收件人。如果因信箱负责人工作所致，造成邮件积压，责任自负。

4.各单位人员、学生须凭有效证件方可领取邮件。

5.学生的特快专递、挂号信、包裹等由各系部指定1—2名学生干部负责领取，各系部将指定取件学生的姓名、班级、联系方式等信息留存收发室，以备工作联系。如学生取件人员变动，请及时到收发室办理变更手续。

6.严禁私拆他人信件、私揭他人邮票、私自在邮箱内投放广告。

第五条 取件时间

特快专递、挂号信、包裹等取件时间如下：

（1）学生

执行夏季作息时间时为16：30—18：30。

执行冬季作息时间时为16：00—18：00。

节假日取件时间为10：30—11：30。

（2）教职工

执行夏季作息时间时为10：00—12：00，16：30—18：30。

执行冬季作息时间时为10：00—12：00，16：00—18：00。

节假日取件时间为10：30—11：30。

第六条 本办法自印发之日起执行。