第一章 总 则
第一条 为提高学院办公效率，节约运行成本，规范办公流程，提升管理水平，推进信息公开，充分利用现代办公技术和手段，推进“无纸化”办公，现根据国家有关规定和学院实际情况，制定本规定。
第二章 网上办公内容
第二条 学院网络系统由公共信息网（外网，通称“学院网站”）和校内信息网（通称“校内网”或“校园网”）两个子系统组成。“电子政务系统”建立在校内网的平台上。“网上办公”是指通过电子政务系统开展的以公文运转、通知公告为主要内容的公务办理活动。
（一）办理公文。主要指办理上级来文、校外来函、校内党政公文。办理公文具体流程，按学院有关管理办法执行。
（二）电子通知。通知公告、党政公文、群团文件、会议纪要、领导讲话、会议通知、活动安排以及相关材料等信息发布。校内二级单位之间的信息及材料，也可通过“通知公告”模块传阅。
（三）会议管理。主要包括会议（活动）安排、会议议题征集、会议纪要发布与查询等。
（四）信息报送。主要指校内单位可以向党政办公室、党委宣传部报送本单位重大新闻、信息等。
第三章 组织机构
第三条 为了更好地推进电子政务系统运行管理工作，学院成立电子政务系统运行管理工作组，专门负责电子政务系统的筹划、规范、指导和协调运行等管理工作。
第四条 电子政务系统运行管理工作组组长为分管党政办公室和信息网络工作的院领导，副组长为党政办公室和网络与信息中心主要负责人，成员单位为院属各单位。
第四章 人员管理及账户安全
第五条 电子政务系统，主要是为了满足学院在岗教职工的无纸化办公需要。按照有关规定进行实名制账户管理。各部门、各单位的教职员工（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。
第六条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户或转户由所在单位及时提出申请，由管理员提交党政办公室办理。因使用单位名称出现变更、撤销、合并等情况而需要在电子办公系统中做相应处理的，应向学院提出申请，办理相关手续。
第七条 系统使用人员要自觉遵守系统运行中相关规定，按照权限，认真完成本人在系统中所承担的工作；必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责。
第八条 各单位从事电子办公系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉电子办公系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规和规章，尽职工作，确保工作质量。
第九条 不得在本系统发布与工作无关的公告，一切言论应遵守国家相关法律法规，维护他人权益及尊重他人隐私。
第十条 各单位管理员要确保每天及时登录系统，办理相关业务。
第十一条 涉密公文及有关资料不得通过电子办公系统办理，仍沿用原有处理办法并按规定范围发布，如违反规定并造成严重泄密等事故的，依据《保密法》及相关法规追究相关人员责任。
第五章 运行管理分工与职责
第十二条 本系统运行由学院集中统一管理，党政办公室为主管部门，日常工作由党政办公室负责，网络与信息中心负责技术支持和系统维护，各单位负责本单位信息资料收发、日常管理及检查维护等工作。
第十三条 党政办公室指定专人作为管理员，负责系统的日常管理与监督，指导各单位使用电子政务系统。
第十四条 网络与信息中心指定专人作为系统管理员，负责电子办公系统的身份认证、用户权限界定、数字签名等工作，承担电子办公系统的技术支持与维护和日常管理，确保系统正常运转。及时排除系统故障，帮助各单位解决电子政务系统应用中的各种问题。
第十五条 档案馆按照电子档案管理的有关规定，对电子办公系统中产生的电子公文及其他电子材料的归档工作进行指导和监督，并负责对已办结校内公文进行存档、备份并刻盘保存等安全管理及提供使用工作。
第十六条 学院各单位要高度重视电子办公系统的使用和管理，并指定一名管理员，负责本单位电子办公系统使用和相关事宜的协调处理，支持学院开展业务指导与管理等工作，负责查收本系统发布的各类文件、信息，并履行相关告知、文件传阅和归档等职责；负责本单位和人员信息变更处理等。
第十七条 凡本规定确定的无纸化办公各项工作，一律通过电子政务系统处理。一般情况，学院不再下发纸质文档，也不再通过电话进行校内规模较大的活动及会议的通知。紧急公文发送、会议通知时，系统兼有手机短信提醒通知功能。
第十八条 系统用户在出差或请假期间，在上网条件许可的情况下要及时登录电子政务系统处理文件，如无法上网，要授权有关工作人员代办。
第六章 系统安全与保障
第十九条 网络与信息中心负责确保主服务器、备份服务器全时开机，系统保持正常的运行状态。
第二十条 网络与信息中心指定管理员专门负责系统维护及数据备份工作，应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
第七章 应急处理
第二十一条 当系统出现故障，应及时通知网络与信息中心，查明原因，排除故障。
第二十二条 当系统出现故障无法及时排除时，各单位可暂时按照原方式（有纸化办公）进行操作，保障正常办公。
第八章 附 则
第二十三条 本规定由党政办公室负责解释。
第二十四条 本规定自发布之日起施行。
