党政办公室部门职责

1.认真贯彻落实上级部门、院党委、行政的各项决定和工作部署，督促和检查各项工作计划的落实情况，对重点工作进行督查督办。

2.协助学院党委、行政开展调查研究，做好上情下达、下情上达，为领导决策提供较成熟的意见或建议。

3.负责学院党委会、院长办公会、党政联席会等各种院级会议的筹备、安排、协调、通知、记录并起草有关会议纪要。

4.协调学院和各职能部门、各系（部）之间的工作；负责学院重要工作、重大活动、重要事务的筹备、安排、组织和协调。

5.负责协助院领导做好学院安全稳定工作，妥善处理突发应急事件。协调处理群众来信，接待群众来访，及时向院领导报告来信来访中提出的重要建议和情况反映。

6.负责学院综合性报告、计划、总结、工作要点、《年鉴》以及全院性规章制度等文字材料的起草、审核、印制、发文、归档工作。

7.负责管理上级来文的收发、登记、呈批、传递、清退、归档工作。

8.做好信息搜集、整理、编印和上报工作，做好学院年度综合统计报表等统计工作，编发信息简报及全院性事项的发布、通知等。

9.负责学院事业单位法人证书、组织机构代码证等证书年检工作；做好党委、行政各类印章、证件管理以及院内单位公章的刻制、审核、启用和封存等工作。

10.负责学院视觉形象识别系统的有关工作，维护学院形象，做好学院校名、校标、校徽、校旗、校歌及学院声誉等无形资产的使用、管理工作。

11.负责开具学院各类公函、介绍信和证明材料等。

12.负责学院办公电话的新装和会议室管理；做好公务用车管理以及对外接待、联系与交流工作。

13.对学院电子政务系统进行建设、维护和管理。

14.制定学院作息时间，安排法定节假日、寒暑假及特殊情况下的全院性值班工作。印制学院办公电话表及通讯录。

15.负责校庆的筹备组织工作；做好校友联络、联谊工作。

16.负责学院保密工作。

17.负责书记信箱、院长信箱管理工作。

18.负责学院各类邮件、报刊、杂志的收发工作。

19.完成学院交办的其他工作。

 

党政办公室主任岗位职责

1.在院党政的领导下，全面主持党政办公室工作。

2.结合学院中心工作，组织开展调查研究，了解掌握学院各部门的动态和信息，做好信息反馈工作，为领导决策和开展工作提供参考和依据。

3.根据领导指示和授权，组织、安排、协调全院性党政事务，协助院领导组织安排日常管理工作，促进各部门之间的工作协调。

4.负责学院党委会议、院长办公会议等院级重要会议的组织工作，督促检查上级部门的指示精神及学院决定、会议决议和各种规章制度、文件的贯彻执行情况。

5.组织起草全院的总结、报告、规划、决定、工作要点等文字材料。组织草拟和发布通告、通知、会议纪要及其它文件；签批以党政办名义发出的各种文件。

6.负责上级来文的批转和学院公文的审核、印制、发文等工作。

7.负责学院规章制度的定期梳理、修订、补充、完善和汇编工作，协助院领导规范和完善学院规章制度。

8.负责学院的纪要、保密及信访工作，协助领导做好群众来信、来访及书记信箱、院长信箱的管理工作。

9.协助院领导开展对外联络工作，做好学院日常交流接待工作。

10.负责学院党委、行政各类印章、证件的管理工作；负责院内单位公章的刻制、审核、启用和封存等工作。

11.负责学院公务用车的调配和管理工作。

12.负责校友联络、联谊及校庆的筹备组织工作。

13.加强办公室内部建设，实行科学化、制度化管理，树立良好形象。

14.完成学院交办的其他工作。

 

党政办公室副主任岗位职责

副主任（党务）岗位职责：

1.在主任领导下侧重党务工作。

2.负责组织起草院领导重要文稿、会议有关材料。

3.协助主任做好党委会的议题征集、会议组织及会议记录，检查、落实会议决议的执行情况。

4.协助院领导开展调研，负责全院信息的收集整理、统计分析及报送反馈工作。

5.负责校内各部门、各单位请示报告的运转及相关工作的督办和协调。

6.做好书记信箱的管理和维护工作。

7.完成院领导及主任交办的其他工作。

 

副主任（行政）岗位职责：

1.在主任领导下侧重行政工作。

2.负责组织起草院领导重要文稿、会议有关材料。

3.协助主任做好院长办公会的召集工作，做好会议议题征集、议程安排、通知、记录及会议纪要的草拟等工作，检查、落实会议决议的执行情况。

4.负责校内各部门、各单位请示报告的运转及相关工作的督办和协调。

5.协调对外交流联络和上级部门、兄弟院校领导来校的接待。

6.做好全院性重大活动、会议以及学院综合性工作的组织筹备和协调安排。

7.负责院长信箱管理，群众来信来访的处理、接待工作，协调应对突发事件。

8.负责办公室内部事务管理工作，组织领导工作人员履行职责，规范管理，提高服务质量和水平。

9.完成院领导及主任交办的其他工作。

 

副主任（校友和保密）岗位职责：

1.在主任领导下侧重校友工作。

2.负责建立学院校友工作网络和校友工作制度。

3.接待校友来访、来电、来函，为校友办实事，做好校友与母校之间的相关联络、协调和服务工作。

4.筹办和召开校友总会理事会常务理事（扩大）会议。

5.负责指导各地校友会的建设和发展，指导各地校友会开展校友工作。

6.负责与省内外校友会的联系，组织人员参加各地校友会组织的重大活动。

7.组织收集各地校友信息资料，采访和宣传优秀校友事迹。

8.负责校友网站和信息交流平台的建设和维护，更新和完善校友数据库。

9.筹划和筹备校庆工作，组织校友返校纪念活动。

10.组织校友资源的开发与利用研究，做好校友基金的筹措与管理工作。

11.加强保密制度建设，推动保密自查工作，及时发现问题隐患，着力抓好整改。

12.完成院领导及主任交办的其他工作。

 

党政办公室科室职责

综合科职责：

1.组织安排或协助有关部门做好学院重要会议或重大活动的筹划安排及落实。

2.负责组织机构证、法人代码证年审和日常管理；学院VI形象识别系统、办公电话的日常管理和维护。

3.协助主任完成对外交流和上级部门、兄弟院校领导来访接待工作。

4.负责党政办公室、院领导办公室办公用品的购置和管理，办公室固定资产管理工作。

5.负责起草学院和办公室年度工作计划、工作总结，做好学院大事记记录和《太原工业学院年鉴》编撰工作。

6.负责院领导及党政办公室报刊、杂志的订阅、分发及信件的取送工作。

7.做好群众来信来访工作和院长信箱管理。

8.做好学院工作日志、会议记录本等的制作、发放工作。

9.做好院领导办公室的保洁和服务工作。

10.做好小车班的日常管理，协调学院用车安排。

11.负责做好学院领导和办公室主任、分管副主任交办的其他工作。

 

机要科职责：

1.负责机要文件、上级来文、传真的收发、登记、流转控制、存档等工作；机要文件清退、上交、立卷、归档和销毁工作。

2.负责校内公文、校外报文制发、归档等工作。

3.负责党务公开、校务公开工作，起草信息公开年度工作报告；负责向上级部门和有关部门报送信息。

4.负责学院公章、钢印及领导名章的管理；各单位、各部门印章刻制的审定、备案、启用等工作。

5.开具学院介绍信、证明、便函。

6.负责全院信息的收集、汇总和发布、上报工作。

7.负责电子政务平台、办公室网站的建设、维护和管理。

8.负责节假日放假安排、作息时间调整、全院性值班安排等事宜。

9.负责党政办公室考勤月报工作。

10.负责做好学院领导和办公室主任、分管副主任交办的其他工作。

 

秘书科职责：

1.负责学院各类重要总结、报告、讲话、汇报等文稿的起草工作。

2.负责收集、分析、研究高校办学治校和战略规划等相关资料，追踪全省、全国、国际一流大学建设模式、发展思路、办学定位等，为学院党委、行政统揽全局、科学决策发挥好参谋助手作用。

3.负责党委会、院长办公会议题收集、纪要整理等文秘服务工作。

4.负责学院党务和行政公文起草规范化、制度化、科学化建设工作。

5.负责做好学院领导和办公室主任、分管副主任交办的其他工作。

 

督办科职责：

1.负责协助领导组织开展调研工作，为领导决策提供依据。

2.负责各级领导交办的督查任务，认真建立工作督办台账并交办相关部门，做到件件有落实，事事有反馈。

3.督促检查学院重要会议、决议和公文中明确规定需要报告贯彻落实情况的事项，催办领导布置和下达的各项工作

4.负责督促检查上级机关转来的督查件、批办件和学校领导重要批办件、交办事项的落实情况。

5.负责处理群众来信来访事项。

6.负责做好学院领导和办公室主任、分管副主任交办的其他工作。